Cuando se trata de tener éxito como entrenador, los números siempre llevan la razón.

Cualquier negocio, sea del tipo que sea, es un juego de números. Si tú los controlas, podrás aprovecharte de ellos. Si no los conoces, seguramente serán ellos los que acaben con tu negocio.

Todas las empresas, ya sean de uno o de cientos de trabajadores, tienen una serie de números o métricas que son los encargados de informar de la viabilidad y sostenibilidad del negocio.

¿Qué son los Key Performance Indicators (KPI´s)?

Estos números se conocen como Key Performance Indicators (Indicadores clave de rendimiento) y suponen una fuente de información vital para la toma de decisiones y el análisis de tu servicio.

Conocer estos números te asegurará que tus decisiones se basan en la realidad y no en tu percepción de lo que está pasando.

Además, cuando los controles y empieces a trabajar con ellos, podrás usarlos como una herramienta para conocer el número exacto de personas que necesitas, saber qué está fallando en tu negocio o elegir las campañas de marketing que tengan un mejor retorno de inversión.

Pero no nos adelantemos, vayamos paso a paso.

¿Cuáles son los KPI´s más importantes de tu negocio?

Dependiendo del tipo de servicio que ofrezcas y de tu tipo de cliente ideal, estos indicadores podrían variar, pero por regla general, los números que deberías conocer son:

Nº de Leads o Prospectos

Son todas aquellas personas que se han interesado por tu negocio, han solicitado información o han acudido a una entrevista de entrenamiento contigo. Aquí me gustaría destacar que para que los consideremos prospectos, es fundamental que tengas su información de contacto y una forma de comunicarte con ellos. Estas personas han mostrado interés por tu servicio, pero todavía no lo han contratado.

% de Aparición en la entrevista

Tanto si tu negocio se enfoca en el entrenamiento personal, como en los grupos reducidos, lo primero que harás con estas personas que han mostrado interés o solicitado información, es tratar de tener una entrevista con ellos. De todos los prospectos o personas que se han interesado por tu negocio, no todos acudirán a la entrevista, por lo tanto, es importante que conozcamos el % de aparición de estos prospectos.

% de cierre

Una vez que has conseguido tener la entrevista con ellos, el siguiente paso será convertirlos en clientes. Antes de continuar me gustaría dejarte clara una cosa, ni el mejor de los vendedores tiene un 100% de porcentaje de cierre, pero si no conoces el tuyo, nunca sabrás si estás mejorando o si los cambios que harás con el tiempo tienen algún tipo de efecto. Dentro del % de cierre, habría dos apartados:

• Clientes de Oferta de Entrada o “en garantía de devolución”: Seguramente, si te has preocupado por tener un proceso de venta óptimo, que te ayude a convertir a más prospectos, uno de los pasos dentro del mismo será tu oferta de entrada o tu garantía de devolución. En ambos casos el objetivo es ayudar a la persona a que pruebe nuestro servicio, reduciendo su riesgo o miedo de perder el dinero, al mínimo posible.

• Clientes de Propuesta Única de Valor (PUV): Cada negocio tiene su propia PUV en función del problema que soluciona o de la necesidad que satisface. En nuestro caso, esta propuesta única de valor es nuestro servicio estrella, por el cual queremos que la gente nos pague. Nuestro objetivo es mover a los clientes desde la oferta inicial hacia nuestra propuesta única de valor y convertirlos en nuestros fieles seguidores.

 % de Retención

Por último, de todas aquellas personas que lleguen a convertirse en tus clientes, habrá muchos que se queden contigo, pero también habrá otros que, por el motivo que sea, dejarán de entrenar, y también necesitamos un registro de ellos para poder tomar mejores decisiones.

Para que se quede claro, pongamos un ejemplo:

Imaginemos que realizamos una acción de marketing, por ejemplo, dar una charla sobre pérdida de peso en tu ciudad.

Digamos que a la charla se inscriben 10 personas, que te han proporcionado sus datos y una forma de contactar con ellos. Esta acción de marketing te ha originado 10 PROSPECTOS.

Para hacerlo sencillo y no complicar mucho los números, digamos que después de que has dado la charla, las 10 personas deciden tener una entrevista contigo la semana siguiente.

Cuando llega la semana, de los 10 prospectos que tenían una entrevista contigo, ha habido 2 que no han aparecido. Esto quiere decir que tu porcentaje de aparición es del 80%, ya que ha habido 8 personas que si han hecho la entrevista.

Una vez hecha la entrevista a cada una de estas personas, hay 4 de ellas que deciden adquirir tu Oferta de Entrada (que es tu programa de pérdida de peso de 1 mes con garantía íntegra de devolución del dinero) y empezar a entrenar contigo.

Esto quiere decir que nuestro porcentaje de cierre es del 50%. De cada 2 personas que aparecen en la entrevista, una de ellas se convierte en cliente.

Una vez terminado este primer mes de entrenamiento de nuestra oferta de entrada, hay 3 personas que están encantadas con el programa y les gustaría adquirir nuestro Servicio Completo de Pérdida de Peso (recuerdo que esto es solo un ejemplo del tipo de programa que podrías ofrecer).

Por lo tanto nuestro porcentaje de retención es del 75%. De cada 4 clientes que empiezan con nosotros, 3 de ellos seguirá a largo plazo convirtiéndose en “Lovers” o embajadores de tu servicio.

Como puedes ver, los números reflejan de una manera muy clara lo que pasa en cada uno de los procesos de venta de tu servicio.

Como es obvio, realizar solo un registro no aporta mucha información. Pero la suma de los registros de las diferentes acciones de marketing que realices, te permitirá conocer cuáles son las métricas o indicadores de rendimiento de tu negocio.

¿Por qué es importante conocer los KPI´s?

Estas métricas te ayudarán a saber qué acciones son más efectivas, qué punto dentro de tu proceso de venta es el que está fallando y necesitas mejorar, o qué acciones te están generando el mejor retorno de inversión.

Cuando hablo con entrenadores y les pregunto, ¿cuál es el reto más complicado que afrontan en el día a día?, la mayor parte de ellos afirma que es la falta de clientes, pero cuando después les pregunto, ¿por qué crees que no tienes todos los clientes que quieres? Pocos (por no decir ninguno) son capaces de darme una respuesta lógica que esté basada en los números y no en sus sensaciones.

Pongamos tres escenarios de falta de clientes con mismo resultado pero diferentes problemas:

Entrenador 1. Juan (no tiene estrategia de marketing, sus procesos de venta son regulares, pero su servicio de entrenamiento es genial).

Juan lleva 2 años como entrenador personal, sus acciones de marketing son escasas y están basadas fundamentalmente en repartir flyers y hacer llamadas telefónicas a los clientes del gimnasio. Debido a sus escasas acciones, cuando tiene suerte, genera como máximo 4 prospectos mensuales. De los 4 prospectos, sólo 2 aparecen en la entrevista y sólo 1 de ellos comienza a entrenar. De las personas que comienzan a entrenar, Juan retiene al 90% de ellas, lo que quiere decir que la mayor parte de ellos se quedan.

¿Tú dónde crees que está el problema de Juan?

Entrenador 2. Miguel (tiene una estrategia de marketing excelente, sus procesos de venta son buenos, pero su servicio de entrenamiento podría mejorarse)

Miguel también lleva 2 años como entrenador personal, pero al contrario que Juan, Miguel tiene una estrategia de marketing excelente que desarrolla diariamente y que le genera 20 prospectos mensuales. De los 20 prospectos, 15 de ellos aparecen en la entrevista y 10 de ellos empiezan a entrenar con él. El único problema, es que Miguel fideliza sólo al 20% de los clientes debido a que su servicio podría mejorarse.

¿Qué harías tú si fueses Miguel para conseguir más clientes?

Por último,

Entrenador 3. Rubén (tiene una estrategia de marketing regular, sus procesos de venta son un desastre, pero sus servicios son bastante buenos)

Al igual que Miguel y Juan, Rubén también lleva 2 años entrenando y desde hace uno leyó algo sobre marketing y empezó a realizar algunas acciones de forma aleatoria. Estas acciones le generan 8 prospectos mensuales, de los cuales solo 4 acuden a la entrevista y solo uno de ellos empieza a entrenar. Eso sí, cuando la gente empieza a entrenar con él, queda totalmente satisfecha, Rubén tiene un % de retención del 97%, es decir, prácticamente todas las personas que prueban el servicio, siguen entrenando con él.

¿Qué debería de hacer Rubén para tener éxito como entrenador?

Los 3 casos muestran el mismo problema, falta de clientes, pero cada uno de ellos tiene unos aspectos en los que debería de focalizarse si desea tener éxito.

Precisamente para esto sirven los indicadores de rendimiento. Las decisiones que cada uno de ellos debería tomar, la información que tendrían que adquirir o las formaciones que deberían realizar, tendrían que ser diferentes, porque cada uno afronta un problema distinto.

El registro y seguimiento de estas métricas los podría haber ayudado a saber que parte dentro de su negocio era la que estaba fallando. Si lo hubiesen llevado a cabo, habrían conocido de primera mano cuál es el principal problema que afronta su negocio y podrían haber tomado medidas para solucionarlo.

Como se suele decir, «la información es poder», pero es importante saber que tipo de información debes mirar.

Si desde hoy mismo empiezas a llevar un registro de estos números y te focalizas en mejorar cada una de sus partes, te puedo asegurar que a largo plazo tendrás una máquina perfectamente engrasada, que te permitirá vivir tranquilo, con clientes y disfrutando mucho más de tu profesión.

Aprende a entender los números, domínalos y úsalos a tu favor.

¿Y tú quién eres, Rubén, Miguel o Juan?